Données personnelles - Gestion du dispositif de signalements interne à l’université
L’Université Paris Cité met en œuvre un traitement de données personnelles dans le cadre de la gestion du dispositif de signalements interne à l’université.
Objet du traitement de données
Finalités
· Réception, enregistrement et analyse des demandes et signalements internes (harcèlements, discriminations, violences sexistes, risques psychosociaux) ;
· Examen de recevabilité, instruction et suivi des demandes et signalements internes ;
· Historisation des demandes et des suites données ;
· Statistiques et comptes-rendus d’activité.
Base légale
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (article 6.1.c du RGPD) à laquelle l’université est soumise au regard du décret n°2020-256 du 13 mars 2020 relatif au dispositif de signalement des actes de violence, discrimination, de harcèlement et d’agissements sexistes dans la fonction publique et sur la responsabilité en tant qu’employeur public de prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » telles que mentionnées dans le code du travail, obligations auxquelles renvoie l’article L 811-1 du code général de la fonction publique.
Données traitées
Catégories de données traitées
· Identité, qualité et coordonnées ;
· Date et objet de la demande ou du signalement ;
· Informations et documents fournis ;
· Eléments collectés dans le cadre de l’examen de la demande ou du signalement ;
· Suites apportées ;
· Date de clôture ;
· Statistiques d’activité.
Source des données
· Les personnes souhaitant consulter un référent EDI ou adresser un signalement ;
· Les membres, personnels ou tiers sollicités dans le cadre de l’examen de la demande ou du signalement.
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences en cas de non-fourniture des données
Le recours aux dispositifs de référents et signalements internes est facultatif.
L’identification du demandeur (sauf souhait de sa part de rester anonyme), la description de l’objet de la demande ou du signalement et la fourniture des informations et documents susceptibles de l’étayer sont nécessaires au traitement de la demande ou du signalement et à l’information du demandeur.
Prise de décision automatisée
Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.
Personnes concernées
Le traitement de données concerne :
· Bénéficiaires internes et externes du dispositif ;
· Les référents EDI internes et personnels susceptibles de recevoir les signalements ;
· Les tiers concernés par les signalements ;
· Le personnel de l’université, et les tiers si nécessaire, qui apportent leur concours à l’examen des demandes et signalements reçus ou qui sont responsables de la mise en œuvre des mesures adéquates.
Destinataires des données
Catégories de destinataires
Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
· Le référent concerné ;
· Les personnels susceptibles de recevoir les signalements ;
· Les personnels de l’université, et les tiers si nécessaire qui apportent leur concours à l’examen des demandes et signalements reçus ou qui sont responsables de la mise en œuvre des mesures adéquates ;
· Le cas échéant, une autre administration ou autorité compétente ;
· Les auteurs et personnes visées par un signalement ;
· Le cas échéant, les juridictions compétentes.
Transferts des données hors UE
Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.
Durée de conservation des données
Les données relatives au dispositif de signalements interne sont conservées l’année civile de la clôture de la demande ou du signalement, plus cinq ans. n cas de contentieux à l’issue du signalement, les données sont conservées jusqu'au terme de la procédure administrative ou juridictionnelle en tenant compte des délais de prescription applicables
Sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information de l’Etat (PSSI-E) et de la Charte d’usage des Systèmes d’Information de l’Université Paris Cité.
Vos droits sur les données vous concernant
Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, demander leur rectification ou leur effacement. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données.
Exercer ses droits
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez vous adresser au service en charge du traitement par courrier électronique à signalement@u-paris.fr ou par courrier postal à :
Université Paris Cité, Référente Égalité Diversité Inclusion (EDI), Coordinatrice du dispositif de signalementDirection Générale des Services, 85 boulevard Saint-Germain, 75006 PARIS
Une réponse vous sera apportée dans les plus brefs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. En cas de difficultés, vous pouvez également contacter notre déléguée à la protection des données (DPD) par voie électronique : dpo@u-paris.fr
Réclamation (plainte) auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL